Vereinsleben & Corona

Auch in Corona-Zeiten steht das Vereinsleben nicht still. Damit Vereine weiterhin handlungsfähig bleiben, wurden nun Sonderbestimmungen erlassen, die virtuelle Mitgliederversammlungen und Sitzungen ermöglichen sowie bestimmte Fristen verlängern. Die wichtigsten Änderungen im Überblick.

Mitgliederversammlungen und Sitzungen


Mitgliederversammlungen und Vereinssitzungen können angesichts der COVID-19 Maßnahmen seit 22.3.2020 bis 31.12.2020 virtuell abgehalten werden, auch wenn sich dazu keine Regelung in den Statuten befindet. Die Rechtsgrundlage dazu ist die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung vom 8.4.2020 und die begleitenden Erläuterungen des Justizministeriums dazu. 

Eine Versammlung, an der mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind, kann bis zum Jahresende 2021 verschoben werden.  Dabei kommt es nicht darauf an, ob im Regelfall ohnehin nur weniger Teilnahmeberechtigte zur Versammlung erscheinen, sondern wie viele Personen tatsächlich die Berechtigung zur Teilnahme (mit oder ohne Stimmrecht) haben. Allerdings hat dieser neue Zusatz, beschlossen mit dem 8. Covid-19-Gesetz, für die Funktionsperiode des Leitungsorganes keine aufschiebende Wirkung. Steht eine neue Wahl an oder sonstige wichtige Entscheidungen, sollte diese Möglichkeit nicht erwogen werden!
Rechtliche Grundlage: 8. Covid-19-Gesetz (Änderung des COVID-19-GesG) vom 4.5.2020

 

Damit virtuelle Versammlungen zulässig sind, ist folgendes zu beachten: 
 

  • Virtuelle Versammlungen sind grundsätzlich als Videokonferenz durchzuführen, bei der sich alle Teilnehmer*innen zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können. 
  • Da es vorkommen kann, dass manche Teilnehmer*innen nicht über die Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen (z.B. schlechtes Internet oder die erforderlichen technischen Hilfsmittel fehlen) bzw. diese nicht verwenden oder wollen, reicht es aus, wenn diese Personen rein akustisch (z.B. via Telefon) teilnehmen. Jedoch darf maximal die Hälfte der Teilnehmer*innen nur akustisch an virtuellen Versammlungen teilnehmen. Auch bloß akustisch Zugeschaltene gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmende, daher sind sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen. 
     
  • Die in den Statuten definierten Voraussetzungen zur Einberufung von Sitzungen/ Versammlungen gelten auch für virtuelle Versammlungen weiterhin, das heißt: 
  • Die Entscheidung über Einberufung der virtuellen Sitzung/ Versammlung und (NEU) welche Technologie dabei verwendet wird, obliegt jenem Organ, das in den Statuten dafür vorgesehen ist, in der Regel wird dies der Vorstand / das Leitungsorgan sein. 
  • Die in den Statuten definierten Fristenläufe (z.B. bis wann spätestens eine Einladung zur Mitgliederversammlung zu erfolgen hat) gelten weiterhin.
  • Dies gilt auch für weitere in den Statuten vorgesehen Bestimmungen, etwa  Fristen zur Bekanntgabe der Tagesordnung, etc..
  • Zusätzlich muss die Einladung Informationen darüber enthalten, welche organisatorischen (z.B. vorherige Anmeldung) und technischen Voraussetzungen (z.B. notwendige technische Ausstattung) für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. 
     
  • Virtuellen Versammlungen sind grundsätzlich analog zu Versammlungen im „Realraum“ durchzuführen, mit folgenden Zusatzbestimmungen: 
  • Bestehen Zweifel an der Identität von Teilnehmer*innen (z.B. bei der erstmaligen Teilnahme einer bislang unbekannten Person), sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (z.B. durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten). 

  • Bezüglich technischen Problemen (z.B. Verbindungsproblem) ist klargestellt, dass der Verein grundsätzlich nur für die eigene „technische Sphäre“ verantwortlich ist, das betrifft nicht nur möglichst Schadenersatzansprüch einzelner Mitglieder sondern auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. Bei einer überschaubaren Teilnehmer*innen-Zahl sind Verein jedoch angehalten, erkennbare Verbindungsproblemen auch bloß einzelner Teilnehmender zum Anlass zu nehmen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen um diesen Teilnehmenden einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen. 
     

Für Sitzungen mit nur einigen Teilnehmer*innen wie z.B. Vorstandssitzungen sollten virtuelle Versammlungen kein Problem darstellen, für Generalversammlungen mit vielen Mitgliedern sollte vorausgesetzt sein, dass wirklich allen Mitgliedern ein online-Zugang und somit die Teilnahme möglich ist, um eventuelle Anfechtungen ausschließen zu können! Hilfreich dabei könnten Stimmübertragungen sein, wenn diese laut Statuten möglich sind.
 

Da dies jedoch nicht immer möglich ist, wurden zusätzlich Sonderbestimmungen für virtuelle Generalversammlungen von Vereinen und Versammlungen von Vereinen, an denen mehr als 30 Personen teilnahmeberechtigt sind, erlassen: 
 

  • Bei virtuell durchgeführten Generalversammlungen von Vereinen, müssen die Mitglieder dem Verlauf der Versammlung folgen können. Um Wortmeldungen abzugeben und an der Abstimmung teilzunehmen können jedoch Sonderregelungen beschlossen werden:
  • Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. 
  • Für Abstimmungen bzw. Beschlussfassungen, die gemäß Statuten durch die Generalversammlung zu erfolgen müssen, kann – wenn dies virtuell nicht möglich oder zweckmäßig ist – der Vorstand beschließen, dass dies schriftlich erfolgt, auch wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist: 
    • Im Fall schriftliche geplanter Abstimmungen gelten dieselben Vorschriften wie für die Einladung zur Generalversammlung (z.B. fristgerechte Bekanntgabe, dass eine schriftliche Abstimmung geplant ist). 
    • Im Fall schriftlicher Beschlussanträge sind diese allen Mitgliedern bekannt zu machen. Die Mitglieder müssen die Gelegenheit haben, binnen 72 Stunden vor der Abstimmung dazu schriftlich Stellung zu nehmen und Fragen zu stellen. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung. 
  • Für die Abstimmung selbst sind zwei Optionen möglich: 
    • Der Abstimmungstext ist den Mitgliedern zusammen mit einen Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
    • Abstimmungen können in elektronischer Form erfolgen, sofern die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.


Eine zusätzliche Herausforderung stellen weiterhin geheime Abstimmungen und Wahlen dar – sofern in den Statuten vorgesehen – die für virtuelle Sitzungen zwar  technisch umsetzbar sind, sich jedoch eher aufwändig gestalten. Hilfestellungen dazu bietet die Kanzlei h-i-p

Dieses Gesetz ist bis 31.12. 2020 in Kraft, sollte es darüber hinaus für den Verein praktikabel sein Sitzungen und Versammlungen virtuell abzuhalten, braucht es dazu eine Bestimmung in den Vereinsstatuten.

 

Rechnungsprüfung


Die Regelung für virtuelle Sitzungen gilt für alle Organe des Vereines, somit kann auch die Rechnungsprüfung virtuell stattfinden! Die Unterlagen dazu müssen aber den jeweiligen Rechnungsprüfer*innen zur Durchsicht vorgelegt werden. Danach kann die gemeinsame Analyse in einer virtuellen Treffen vorgenommen werden. Der Rechnungsprüfungsbericht sollte schriftlich verfasst, dem Vorstand mitgeteilt und dann aber auch in der gegebenenfalls auch virtuellen Generalversammlung mündlich vorgetragen werden (VerG §21 Abs. 4).

 

Termine und Fristen


Nachdem im Covid-19-Gesetz auch eine Unterbrechung von Verfahren und Fristen festgelegt wurde (die Zeit vom 22.3.2020 bis zum 30.4.2020 wird nicht eingerechnet), betrifft das auch bestimmte Fristen die das Vereinsgesetz (VerG) vorsieht: 

  • die einjährige Frist in der ein Vereinsbeschluss durch eine gerichtliche Klage angefochten werden kann wird für die Zeit von 22.3. bis 30.4.2020 gehemmt.
  • die Frist für die Bereitstellung und Vorlage der Jahresabschluss-Unterlagen (lt. VerG innerhalb von 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres) darf um höchstens 4 Monate überschritten werden.
  • Termine für Versammlungen, die in den Statuten für einen bestimmten Zeitpunkt festgelegt sind (zb. wenn die Generalversammlung in der 1. Jahreshälfte stattfinden soll) 
  • die Frist für die Bestellung der ersten organschaftlichen Vertreter*innen innerhalb eines Jahres ab seiner Entstehung. Sollte sich die Wahl durch die aktuelle Krise verzögern, kann ein entsprechender Antrag auf Fristverlängerung (Begründung: Covid-19 Maßnahmen) an die Vereinsbehörde gestellt werden.

 

Für folgende Fristen gelten diese Regelungen allerdings NICHT: 

Fristen aus dem Vereinsgesetz:

  • Informationspflicht der Organschaftlichen Vertreter*innen gegenüber den Mitgliedern durch begründetes Verlangen (binnen 4 Wochen)
  • Meldungspflichen der organschaftlichen Vertreter*innen oder Rechnungsprüfer*innen oder Abwickler*innen an die Vereinsbehörde (Änderung der Statuten/ der organschaftlichen Vertreter*innen/ der Vereinsanschrift binnen 4 Wochen, freiwillige Auflösung binnen 4 Wochen, Beendigung der Abwicklung unverzüglich)
     

Vereinsinterne Fristen, die in den jeweiligen Statuten festgelegt sind:

  • Einladungsfristen für die Vorstandssitzungen, Generalversammlung, außerordentliche Generalversammlung, Übermittlung der Tagesordnungspunkte etc.
  • Funktonsperioden von Vereinsorganen

 

Bei Fragen und Unklarheiten stehen wir euch gerne beratend zur Seite. Ihr erreicht uns per E-Mail unter @email sowie telefonisch per Rückruf unter 01 / 503 71 20. 

 

 

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