Praktisch erklärt: das neue Freiwilligenpauschale

Das „Freiwilligenpauschale“ ermöglicht steuerfreie Zuwendungen an ehrenamtlich Tätige in gemeinnützigen Vereinen. 

Hintergrund: Bisher waren steuerliche Erleichterungen für Ehrenamtliche nicht verbindlich gesetzlich geregelt. Das ändert sich mit das neu eingeführten Freiwilligenpauschale. War man bisher von einer begünstigungsfreundlichen Auslegung der VereinsRL (Stichwort „steuerfreie pauschale Aufwandsentschädigung“) durch die Finanzbehörde abhängig, ist nun ein steuerlicher Freibetrag im EStG (Einkommensteuergesetz) gesetzlich verankert. Das bedeutet, dass Ehrenamtliche für freiwillige Zuwendungen, die der Verein als Anerkennung auszahlt, bis zu bestimmten Grenzbeträgen keine Einkommensteuer zahlen müssen.
 

Einkommensteuerfrei bzw. in der ESt-Erklärung abzugsfähig sind folgende Freibeträge (§ 3 Abs 1 Z 42 EStG​​​​​​):

Kleines Freiwilligenpauschale – für alle Tätigkeiten (inkl. ehrenamtliche Funktionär*innen): 
max. € 30/Kalendertag und € 1.000/Kalenderjahr pro Person
(d.h. eine steuerbefreite Vergütung ist für max. 33 ehrenamtliche Einsatztage pro Jahr möglich). 

Großes Freiwilligenpauschale – für bestimmte Tätigkeiten, insbes. als „Ausbildner*in“ oder „Übungsleiter*in“:
max. € 50/Kalendertag und € 3.000/Kalenderjahr pro Person 
(d.h. eine steuerbefreite Vergütung ist für max. 60 ehrenamtliche Einsatztagen pro Jahr möglich).

Das große Freiwilligenpauschale gilt nur für bestimmte, vom Gesetz definierte Tätigkeiten. Für Kulturbetriebe relevant sind u.a. „Funktionen als Ausbildner*in oder Übungsleiter*in“. Das sind Tätigkeiten zur Entwicklung geistiger und körperlicher Fähigkeiten von anderen Menschen. Ausbildner*innen bzw. Übungsleiter*innen fördern die Ausbildung vorhandener Anlagen oder leiten dazu an, Fähigkeiten zu entwickeln und auszuprobieren. Konkret genannt werden als Beispiele Chorleiter*innen, Kapellmeister*innen und „Wissensvermittler*innen im kulturellen und künstlerischen Bereich“. 

Werden die Grenzbeträge überschritten sind die Maximalsummen abzuziehen und es fällt nur für den übersteigenden Teil Einkommensteuer an. 

Wenn Tätigkeiten sowohl des „kleinen“ als auch des „großen“ Freiwilligenpauschale unterliegen, können höchstens € 3.000 steuerfrei pro Kalenderjahr bezogen werden. Darüber hinausgehende Vergütungen gelten steuerlich als „sonstige Einkünfte“. 

Aus der Praxis gefragt ...

Wer darf das Freiwilligenpauschale in Anspruch nehmen? 

1. Die auszahlende Organisation muss gemeinnützig sein (iSd § 5 KörperschaftssteuerG). 
2. die ehrenamtliche Tätigkeit muss für die ideelle Vereinssphäre oder einen unschädlichen Hilfsbetrieb (gem. § 45 BAO) erfolgen. Für Tätigkeiten in (begünstigungsschädlichen) Gewinnbetrieben ist die Zahlung eines steuerfreien Freiwilligenpauschale nicht möglich. 
3. Begünstigte (Empfänger*innen d. Freiwilligenpauschale) können sowohl Vereinsfunktionär*innen – insbes. Vorstandsmitglieder –, als auch sonst im Verein Tätige sein. 

WICHTIG: es muss sich tatsächlich um ehrenamtliche Tätigkeit und kein Dienstverhältnis handeln. Das Freiwilligenpauschale ist nicht als Teil einer vertraglich geschuldeten Vergütung gedacht. Das heißt, die zugrundeliegende Tätigkeit wie auch die Zahlung muss freiwillig erfolgt sein. Insbesondere darf die Tätigkeit kein Dienstverhältnis begründen (vgl. beim Dienstvertrag: vorgegebene Arbeitszeiten, Anwesenheitspflicht, usw.), da sonst nicht nur Einkommensteuer-, sondern auch Sozialversicherungspflicht besteht. 

Nähere Infos zum Ehrenamt und zu Beschäftigungsformen findet ihr hier. 

Bisher war es möglich, ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern eine pauschale Aufwandsentschädigung bis zu 75€/Monat steuerfrei auszubezahlen. Was ändert sich nun? 

Die monatlich steuerfreie 75-Euro-Aufwandsentschädigung für ehrenamtlich Tätige in Kulturvereinen gehört der Vergangenheit an – an ihre Stelle tritt nun das neue Freiwilligenpauschale. 

Um hier Rechtsischerheit zu schaffen – die Regelung der steuerfreien 75-Euro-Aufwandsentschädigung war nicht im Gesetz verankert – wurde mit das neuen Freiwilligenpauschale ein gesetzlicher Steuerfreibetrag geschaffen, der nicht mehr von der Auslegung der Finanzbehörden abhängig ist. 

Ich bin beim Verein angestellt, gleichzeitig aber auch ehrenamtlich als Vorstand für den Verein tätig. Darf mir der Verein für die ehrenamtliche Vorstandsfunktion das Pauschale steuerfrei auszahlen?

Grundsätzlich ja, die beiden Tätigkeiten müssen sich aber klar voneinander unterscheiden und abgrenzen. Das Pauschale darf insbesondere nicht dazu verwendet werden, eine Vergütung, auf die jemand zB. aus einem Dienstverhältnis Anspruch hat, teilweise steuerfrei zu stellen.

In der Praxis kann diese Abgrenzung allerdings schwierig sein und auch zu Beweisproblemen führen. Laut den Erläuterungen zum Gesetz soll ein Hauptkriterium sein, ob man für die ehrenamtliche Tätigkeit eine andere Qualifikation braucht als für das Dienstverhältnis. Das mag für manche Branchen und Tätigkeiten umsetzbar sein, bei einfacheren und verwaltenden Tätigkeiten jedoch wenig hilfreich. Letztlich bleibt abzuwarten, wie das Gesetz tatsächlich von den Behörden ausgelegt wird. 

Unsere klare Empfehlung bis dahin: nur für jene ehrenamtlichen Tätigkeiten ein Freiwilligenpauschale auszuzahlen, die naturgemäß außerhalb eines Dienstverhältnisses erfolgen. Das sind insbesondere Funktionär*innen-Tätigkeiten, wie zB die Vorstandstätigkeit. An Vorstandsmitglieder kann das Freiwilligenpauschale somit – wie auch bisher  –  neben einem aufrechten Dienstverhältnis ausbezahlt werden. Was bei der parallelen Tätigkeit als Vereinsfunktionär*in und Dienstnehmende*r sonst noch zu beachten ist, findet ihr hier. 

Kann das Freiwilligenpauschale auch zusätzlich zu Reisekosten und sonstigen Kostenersätzen steuerfrei abgerechnet werden? 

In der Praxis ist es problematisch, wenn Reisekosten ersetzt und zeitgleich ein steuerfreies Freiwilligenpauschale ausbezahlt werden soll.

Pauschale Reisekostenersätze zusätzlich zur Auszahlung eines Freiwilligenpauschales für denselben Tag sind nicht möglich. Zu pauschalen Reisekostenersätzen zählen beispielsweise Kilometergeld oder pauschale Beförderungskostenzuschläge (wie sie etwa in der Reisegebührenvorschrift 1955 geregelt sind). Werden diese dennoch zusätzlich zu einem Freiwilligenpauschale ausbezahlt sind diese als Teil des Freiwilligenpauschale zu betrachten und bei Überschreiten der täglichen Höchstgrenze entsprechend vom Verein an das BMF zu melden bzw. der den Höchstbetrag übersteigende Betrag von der empfangenden Person zu versteuern (als Teil der Sonstigen Einkünfte). Ob tageweise gewählt werden kann, wie dies nach Ansicht des BMF für Sportvereine möglich ist, bedarf einer Klarstellung durch das BMF.

Ob ein Auslagenersatz für tatsächliche nachgewiesene Kosten, z.B. Zugtickets, bei zeitgleicher Auszahlung des Pauschales möglich ist, ist aktuell nicht eindeutig geklärt, da das BMF in seiner Beantwortung "Auslagenersatz" und "pauschalen Aufwandsersatz" vermischt. Bis zur Klarstellung wird empfohlen, Rechnungsbelege nach Möglichkeit auf den Namen des Vereins auszustellen. In der Praxis wird dies, etwa bei Zugtickets, jedoch in den seltensten Fällen möglich sein.  

Ist das Pauschale auch sozialversicherungsfrei?

Die Begünstigung ist aktuell nur in Bezug auf die Einkommensteuer gesetzlich geregelt.

Im ASVG (Allgem. Sozialversicherungsgesetz) sind nur Tätigkeiten aus einem Dienstverhältnis versicherungspflichtig. Freiwillige und unentgeltliche Tätigkeiten außerhalb eines Dienstverhältnisses sind sozialversicherungsfrei. Da sich das neue Pauschale ebenfalls nur auf freiwillige Zuwendungen außerhalb eines Dienstverhältnisses bezieht, sollte die Auszahlung (mangels Dienstverhältnis) keine Sozialversicherungspflicht begründen. Eine klare gesetzliche Ausnahme aus der Sozialversicherung besteht allerdings nicht.

Somit bleibt ein gewisses Restrisiko, dass bei einer behördlichen Prüfung die Auszahlung als Indiz für einen Dienstvertrag gesehen wird. Wir empfehlen daher, besonders bei Tätigkeiten außerhalb einer Vereinsfunktion, die Abgrenzung des freiwilligen Ehrenamts zum Dienstverhältnis zu beachten. Nähere Infos findet ihr hier.

Wir hätten uns hier im Zuge der Novelle mehr Rechtssicherheit und eine einheitliche Regelung gewünscht – die Praxis wird zeigen, wie die Behörden damit umgehen. 

Wie ist die Auszahlung in der Praxis abzuwickeln? Muss der Verein die Auszahlung besonders zu dokumentieren? 

Anders als eine Aufwandsentschädigung, ist das Freiwilligenpauschale eine freiwillige Zuwendung durch den Verein, der keine realen Ausgaben seitens der*der Freiwilligen vorangegangen sein muss. Es ist somit weder eine Honorarnote für eine Leistung (Stichwort „freiwillig“) noch eine Geltendmachung seitens der*des Ehrenamtlichen nötig.

Organisationen sind aber verpflichtet, die Tätigkeit und die Auszahlung zu dokumentieren. Auch für eure Buchhaltung empfehlen wir, einen von dem*r Empfänger*in gegengezeichneten Beleg auszustellen.

Folgende Punkte sollte die Dokumentation bzw. der Beleg enthalten: 

1. Zahl der Einsatztage
2. ob es sich um eine Tätigkeit gem. „kleines“ oder „großes“ Freiwilligenpauschale handelt
3. Höhe des zugewandten Freiwilligenpauschale

Ein Muster dazu findet ihr hier unter „Ehrenamtliche Tätigkeit“. 

Mitteilungspflicht ans Finanzamt ab € 1.000 bzw. € 3.000 / Kalenderjahr

Werden mehr als € 30 bzw. € 50 pro Tag oder € 1.000 bzw. € 3.000 pro Kalenderjahr an eine Person an Freiwilligenpauschale ausbezahlt, muss dies mittels Formular bis Ende Februar des Folgejahres an das Finanzamt gemeldet werden.

Beispiel: eine Person ist an 7 Einsatztagen für einen Verein tätig. Wird der Person in Summe EUR 210,00 ausbezahlt (7 x EUR 30,00) kann der Gesamtbetrag steuerfrei ausbezahlt werden; die Organisation muss nichts melden. Wird hingegen der Person für die 7 Einsatztage ein Freiwilligenpauschale von EUR 500,00 ausbezahlt, ist die Auszahlung an das Finanzamt zu melden, auch wenn der Jahresbetrag von EUR 1.000,00 nicht überschritten wurde.

Nähere Infos zu Ehrenamt, unentgeltlicher Tätigkeit und zur Freiwilligenpauschale erfahrt ihr auch am 1. Februar in unserem Webinar „Ehrenamt & unentgeltliche Tätigkeit im Kulturverein“.  

Hinweis:
Da es sich um eine neue gesetzliche Regelung handelt, können wir zur Auslegung der Finanzbehörden und Anwendung in der Praxis nur unverbindliche Einschätzungen abgeben. 

Nähere Infos zu Ehrenamt, unentgeltlicher Tätigkeit und zur Freiwilligenpauschale erfahrt ihr in folgenden Artikeln:

Möglichkeiten der (finanziellen) Anerkennung ehrenamtlicher Tätigkeit – was ist möglich, was zu beachten?

Basiswissen für Kulturvereine als Arbeit- und Auftraggeber
 

Links & Tools

Musterverträge und Vorlagen für Vereine als Arbeit- und Auftraggeber (IG Kultur Österreich)

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